ملخص:

"لتجنب عقد اجتماع يكون فيه المشاركون غير مستعدين، أو ينحرفون عن الموضوع، أو يهدرون وقت الفريق، يجب عليك إنشاء جدول أعمال فعّال للاجتماع يضع توقعات واضحة لما ينبغي أن يحدث قبل وأثناء الاجتماع. اطلب المداخلات من أعضاء فريق العمل لضمان أن الجدول يعكس احتياجاتهم ويحثهم على المشاركة. إذا كان الاجتماع يضم فريق العمل كاملاً، فإن المسائل التي تتم مناقشتها يجب أن تؤثر على جميع المشاركين، وأنها تتطلب جهد الفريق بأكمله لحلها. يضيع وقت الأفراد الثمين عند التحدث عن المواضيع التي لا تؤثر على الجميع في الاجتماع. من التكتيكات الأخرى لإنشاء جدول أعمال أفضل للاجتماعات هي تقديم المواضيع على شكل أسئلة يجب الإجابة عليها. على سبيل المثال، بدلاً من كتابة "إعادة تخصيص مساحة المكتب"، جرب "تحت أي ظروف يجب أن نعيد تخصيص مساحة المكتب؟" دع فريقك يعرف ما إذا كان الغرض من المناقشة هو مشاركة المعلومات، أو البحث عن آراء بشأن اتخاذ قرار. وحدد على الجدول من يقود كل مناقشة لكي يتمكنوا من التحضير. هذه النصائح، وخمس نصائح أخرى، ستساعد فريقك على البقاء مركزين في الاجتماعات".

لقد شاركنا جميعًا في اجتماعات كان المشاركون فيها غير مستعدين، وتنحرف المناقشات عن الموضوع، وكانت المواضيع التي تتم مناقشتها بمثابة مَضْيعة لوقت الفريق. هذه المشكلات، وغيرها، تعود عادة إلى جدول أعمال سيء. حيث يضع الجدول الفعال توقعات واضحة لما يجب أن يحدث قبل وأثناء الاجتماع. وهو يساعد أعضاء الفريق على التحضير، ويوزع الوقت بحكمة، ويساعد الجميع على التركيز في نفس الموضوع، ويحدد متى يتم الانتهاء من المناقشة. وإذا ظهرت مشكلات أثناء الاجتماع، فإن الجدول المصمم بشكل جيد يزيد من قدرة الفريق على التعامل معها بفعالية وبسرعة.

فيما يلي بعض النصائح لتصميم جدول أعمال فعال لاجتماعك القادم. يمكنك استخدام هذه النصائح سواء استمر الاجتماع ساعة وحدة أو امتد إلى ثلاثة أيام، وسواء كنت تلتقي مع مجموعة تتألف من خمسة أفراد أو فريق يتكون من أربعين عضواً:

1.     اطلب المداخلات من أعضاء الفريق: إذا كنت ترغب في جعل فريقك مشاركًا في الاجتماعات، تأكد من أن الجدول يتضمن عناصر تعكس احتياجاتهم. اطلب من أعضاء الفريق اقتراح بنود جدول الأعمال وتضمين السبب في ضرورة التطرق إلى كل بند في إعداد الفريق. إذا قررت في النهاية عدم تضمين بند، فكن مسؤولاً - وقدم تفسيرك للعضو الذي اقترحه.

2.     حدد المواضيع التي تؤثر على الفريق بأكمله: يعتبر وقت اجتماع الفريق ثميناً وصعب الجدولة. وينبغي استخدامه في الغالب لمناقشة المسائل التي تؤثر على الفريق بأكمله - والتي يحتاج الفريق بأكمله إلى حلها. وغالبًا ما تكون هذه المسائل التي يجب على الأفراد تنسيق أفعالهم بشأنها، لأن أجزاء المنظمة مترابطة. كما أنها عادة ما تكون مسائل تتطلب معلومات مختلفة واحتياجات مختلفة للأشخاص. ومن الأمثلة على ذلك: كيف يمكننا تخصيص الموارد المشتركة بشكل أفضل؟ كيف يمكننا تقليل وقت الاستجابة؟ إذا لم يكن الفريق يوظف وقت الاجتماع في الحديث عن المسائل المترابطة، ستضعف رغبة أفراد الفريق في المشاركة والانخراط في مواضيع الاجتماع، وفي النهاية لن يحضروا الاجتماعات التالية.

3.     قم بتقديم المواضيع في جدول الأعمال على شكل أسئلة يحتاج الفريق للإجابة عليها: عادةً ما تكون معظم مواضيع جدول الأعمال مجرد كلمات متعددة تشكل عبارة، على سبيل المثال: "إعادة تخصيص مساحة المكتب". هذا يترك المشاركين في الاجتماع يتساءلون، "ماذا عن إعادة تخصيص مساحة المكتب؟" عندما تقوم بتقديم الموضوع على شكل سؤال (أو أسئلة) يجب الإجابة عليه، فإنه يبدو على هذا النحو: "تحت أي ظروف يجب علينا إعادة تخصيص مساحة المكتب؟" السؤال يمكنه أن يساعد أعضاء الفريق على التحضير بشكل أفضل للمناقشة ومراقبة ما إذا كانت تعليقاتهم الخاصة وتعليقات الآخرين على المسار الصحيح. أثناء الاجتماع، يمكن لأي شخص يرى أن تعليقًا ما ينحرف عن الموضوع أن يقول شيئًا مثل: "لم أفهم كيف يرتبط تعليقك بالسؤال الذي نحاول الإجابة عليه. هل يمكنك مساعدتي في فهم العلاقة؟" وأخيرًا، يعلم الفريق أنه عندما يتم الإجابة على السؤال، فإن المناقشة اكتملت.

4.     اذكر ما إذا كان الغرض من الموضوع هو مشاركة المعلومات، أو البحث عن آراء بشأن اتخاذ قرار معين: من الصعب على أعضاء الفريق المشاركة بفعالية إذا لم يكونوا يعرفون ما إذا كانوا مجرد مستمعين، أو يمكنهم إبداء آرائهم، أو المشاركة في عملية اتخاذ القرار. إذا كان أعضاء الفريق يعتقدون أنهم مشاركون في عملية اتخاذ القرار، ولكنك تريد فقط آرائهم، فمن المرجح أن يشعروا جميعًا بالإحباط بنهاية المحادثة. يتم توزيع التحديثات بشكل أفضل - ويتم قراءتها - قبل الاجتماع باستخدام جزء قصير من وقت الاجتماع للإجابة على أسئلة المشاركين. إذا كان الغرض هو اتخاذ قرار، فعليك تحديد قاعدة اتخاذ القرار. وإذا كنت القائد الرسمي، يمكن أن تقول في بداية بند جدول الأعمال: "إذا كان ذلك ممكنًا، أريد أن نتخذ هذا القرار بالتوافق. وهذا يعني أن الجميع يمكنهم دعم القرار وتنفيذه بالنظر إلى أدوارهم في الفريق. إذا لم نتمكن من التوصل إلى توافق بعد ساعة من المناقشة، فسأحتفظ بحق اتخاذ القرار استنادًا إلى النقاش الذي دار معكم. سأخبركم بقراري وسبب اتخاذه".

5.     قدر الوقت بشكل واقعي لكل موضوع: ولعل هذا يخدم غرضين في آن واحد. أولاً، يتطلب منك القيام ببعض الحسابات – للتعرف على كم من الوقت سيحتاج الفريق لتقديم الموضوع، والإجابة على الأسئلة، وحل وجهات النظر المختلفة، وإيجاد الحلول المحتملة، والاتفاق على الإجراءات التي تتبع من المناقشات والقرارات. ويقدر القادة عادة الوقت اللازم. إذا كان هناك 10 أشخاص في اجتماعك وقمت بتخصيص 10 دقائق لاتخاذ قرار بشأن إعادة تخصيص مساحة المكتب تحت أي ظروف، فمن المحتمل أنك قد قمت بتقدير الوقت. من خلال القيام ببعض الحسابات البسيطة، ستدرك أن الفريق سيحتاج إلى التوصل إلى قرار فور انتهاء كل من الأعضاء الـ 10 من التحدث لمدة دقيقة. ثانيًا، يمكن للوقت المقدر أن يمكن أعضاء الفريق إما من تكييف تعليقاتهم بحيث تندرج ضمن الإطار الزمني المخصص، أو اقتراح أن يكون هناك حاجة إلى المزيد من الوقت. الغرض من تقديم الوقت ليس لوقف المناقشة عند انتهاء الوقت؛ فهذا يساهم فقط في الإحباط واتخاذ القرارات السيئة. بيد أن الغرض هو أن نتحسن في توزيع كفاية الوقت للفريق للإجابة على الأسئلة بشكل فعال.

6.     اقترح عملية للتعامل مع كل بند في جدول الأعمال: تحدد العملية الخطوات التي سيقوم بها الفريق معًا لاستكمال المناقشة أو اتخاذ القرار. يزيد الاتفاق على العملية من فعالية الاجتماع بشكل كبير، ومع ذلك نادرًا ما يقوم القادة بذلك. ما لم يتفق الفريق على عملية معينة، سيشارك كل عضو، بصدق، استنادًا إلى عمله الخاص. ربما رأيت ذلك في العمل: بعض أعضاء الفريق يحاولون تحديد المشكلة، ويتساءل بعض أعضاء الفريق عن سبب تضمين الموضوع في جدول الأعمال، ولا يزال أعضاء الفريق الآخرون يحددون ويقيمون الحلول. يجب أن تظهر عملية التعامل مع البند على جدول الأعمال المكتوب. عندما تصل إلى هذا البند خلال الاجتماع، قدم العملية وابحث عن الاتفاق: "أقترح استخدام العملية التالية. أولاً، دعونا نستغرق حوالي 10 دقائق لوضع جميع المعلومات ذات الصلة على الطاولة. ثانيًا، دعونا نستغرق 10 دقائق أخرى لتحديد أي الافتراضات نحتاج إلى اتخاذها ونتفق عليها. ثالثًا، سنستغرق 10 دقائق أخرى لتحديد الاهتمامات التي يجب تلبيتها لأي حل والاتفاق عليها. أخيرًا، سنستخدم حوالي 15 دقيقة لوضع حل يأخذ بنظر الاعتبار جميع الاهتمامات ويتماشى مع المعلومات والافتراضات ذات الصلة بنا. هل هناك اقتراحات لتحسين هذه العملية؟"

7.     حدد كيف يجب على الأعضاء التحضير للاجتماع: قم بتوزيع جدول الأعمال بوقت كاف قبل وقت الاجتماع بحيث يمكن للفريق قراءة البنود وتحضير أفكارهم الأولية لكل بند في جدول الأعمال مسبقًا.

8.     حدد من المسؤول عن إدارة كل بند في الجدول: غالبًا ما يكون شخص آخر غير القائد الرسمي للاجتماع مسؤولًا عن إدارة مناقشة بند معين في جدول الأعمال. قد يقوم هذا الشخص بتوفير السياق للموضوع أو شرح البيانات، أو قد يكون لديه مسؤولية تنظيمية لهذا المجال. تحديد هذا الشخص بجانب بند الجدول يضمن أن أي شخص مسؤول عن إدارة جزء من جدول الأعمال، يفترض أن يعلم بذلك - ويستعد له - قبل الاجتماع.

9.     اجعل البند الأول "مراجعة وتعديل جدول الأعمال حسب الحاجة": حتى لو قمت أنت وفريقك بوضع جدول الأعمال بشكل مشترك قبل الاجتماع، خذ لحظة لمعرفة ما إذا كان هناك أي شيء يحتاج إلى التغيير بسبب الأحداث الطارئة. لقد كان لدي اجتماع كان مجدولًا مع فريق القيادة العليا. أثناء مراجعة جدول الأعمال، سألت ما إذا كنا بحاجة إلى تعديل أي شيء. أعلن الرئيس التنفيذي أنه قد تلقى خبراً للتو مفاده أن مجلس الإدارة يريد الاستقالة، وأنه ربما كان علينا تغيير الجدول بشكل كبير. ليست جميع تعديلات جدول الأعمال بهذا الدرجة، ولكن عن طريق التحقق من البنود في بداية الاجتماع، تزيد الفرصة في استخدام وقت الاجتماع بشكل أكثر فعالية.

10.  قم بإنهاء الاجتماع بـروح إيجابية: إذا كان فريقك يجتمع بانتظام، فإن سؤالين يشكلان عملية تحسين مستمرة وبسيطة: ماذا فعلنا بشكل جيد؟ ما الذي نريد فعله بشكل مختلف في الاجتماع التالي؟ يتيح استثمار خمسة أو عشر دقائق للفريق تحسين الأداء والعلاقات العملية ورضا أعضاء الفريق. إليك بعض الأسئلة التي يمكن النظر فيها عند تحديد ما قام الفريق بشكل جيد وما يريد القيام به بشكل مختلف: هل تم توزيع جدول الأعمال في الوقت المناسب بحيث يمكن للجميع التحضير؟ كيف كان استعداد أعضاء الفريق للاجتماع؟ كيف كان تقديرنا للوقت المطلوب لكل بند في جدول الأعمال؟ كيف كان توزيع الوقت الذي خصصناه لاتخاذ القرارات والمناقشة؟ كيف كان تركيز الجميع على الموضوع؟ كيف كانت قدرة أعضاء الفريق على الكلام عند شعورهم بأن خصًا ما خارج عن الموضوع؟ كيف كانت معالجة الفريق لكل بند في جدول الأعمال؟

لضمان أن يتبع فريقك العمل، قم بمراجعة النتائج في بداية الاجتماع التالي.

إذا قمت بتطوير جداول أعمال باستخدام هذه النصائح ، سيكون لفريقك وقت أسهل للتركيز في الاجتماعات.

ترجم بتصرف من مقالة روجر شوارتز عالم النفس التنظيمي، ومتحدث، ومستشار  القيادة، والرئيس والمدير التنفيذي لشركة روجر شوارتز وشركاه. وهو مؤلف كتاب "القادة الأذكياء، والفرق الأكثر ذكاءً: كيف تفشل أنت وفريقك في تحقيق النتائج".

• مشاركة
• 
• 
• 
•